Czy wspólnoty mieszkaniowe muszą prowadzić księgi rachunkowe?

Status Nieruchomości | 2022-06-23

Wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Zgodnie z ustawą zarząd lub zarządca nieruchomością ma obowiązek prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencję pozaksięgową kosztów, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów oraz rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Sprawdź, czy prowadzenie ksiąg rachunkowych wspólnoty mieszkaniowej, jest w takiej sytuacji wymagane.

Rodzaje kosztów ponoszonych przez wspólnotę mieszkaniową

Każda nieruchomość związana jest z koniecznością opłacania kosztów jej utrzymania. W przypadku wspólnoty mieszkaniowej koszty te możemy podzielić na dwie kategorie:

  • Koszty utrzymania nieruchomości wspólnej – są to m.in.: wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy, koszty mediów dostarczanych do części wspólnej (prąd, woda, ogrzewanie itp.), koszty związane z utrzymaniem porządku i czystości na terenie nieruchomości, koszty związane z konserwacją techniczną, naprawami, remontami, koszty finansowe (ubezpieczenie nieruchomości, prowadzenie rachunku bankowego).
  • Koszty świadczeń dostarczanych do lokali wynikające z potrzeb indywidualnych właścicieli – są to przede wszystkim koszty związane z dostawą wody, odprowadzaniem ścieków, dostarczaniem energii cieplnej do centralnego ogrzewania i podgrzania wody.

Jakie są zasady wnoszenia opłat przez właścicieli lokali?

Każdy właściciel zgodnie z ustawą zobowiązany jest do ponoszenia kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej. Koszty te naliczane są proporcjonalnie do posiadanego udziału w tej nieruchomości. Oznacza to, że opłaty te uzależnione są od wielkości lokalu z założeniem, że każdy m2 powierzchni jest taką samą jednostkową wysokością tych kosztów. Im większe mamy mieszkanie, tym wyższe będą opłaty. Ustawa dopuszcza zwiększenie zaliczek dla lokali użytkowych, ponieważ sposób korzystania z nich może zwiększać koszty utrzymania nieruchomości. Na pokrycie tych kosztów właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie czynszu, czyli miesięcznych opłat płatnych z góry do 10 każdego miesiąca. Zgodnie z kodeksem cywilnym za opóźnienia we wnoszeniu opłat mogą być naliczane odsetki w wysokości ustawowej. Do pobierania opłat i regulowania zobowiązań wspólnota mieszkaniowa wykorzystuje odrębny rachunek bankowy, co oznacza, że dysponuje środkami pochodzącymi wyłącznie z wpłat właścicieli lokali.

prowadzenie ksiąg rachunkowych wspólnoty mieszkaniowej

Wspólnota mieszkaniowa księgi rachunkowe – czy są wymagane?

Odpowiedź na pytanie, czy wspólnota mieszkaniowa prowadzi księgi rachunkowe, znajduje się w Ustawie o własności lokali, która nakłada konieczność prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek wpłacanych na ich pokrycie oraz innych rozliczeń. Oznacza to, że prawo nie nakłada na wspólnoty mieszkaniowe obowiązku prowadzenia ksiąg w rozumieniu ustawy o rachunkowości, czyli prowadzenie ksiąg rachunkowych przez wspólnoty mieszkaniowe nie jest wymagane. Sposób prowadzenia ewidencji ustalany jest zatem indywidualnie w uchwale podjętej przez właścicieli lokali. Ewidencja ta powinna umożliwiać prawidłowe rozliczanie z właścicielami lokali. Inne ewidencje stanowią uproszczenie w prowadzeniu ksiąg wspólnot mieszkaniowych. Nie oznacza to jednak, że jakiekolwiek zdarzenie finansowe może zostać pominięte.

W jaki sposób wspólnota mieszkaniowa rozlicza koszty?

Koszty wspólnoty mieszkaniowej podlegają rozliczeniu po zakończeniu roku kalendarzowego. Wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek przedstawienia sprawozdania finansowego, w którym uwzględnione są:

  • osiągnięte przychody,
  • poniesione koszty,
  • różnica pomiędzy przychodami a kosztami.

Na końcowy wynik finansowy wspólnoty mieszkaniowej mają wpływ wyniki cząstkowe poszczególnych rodzajów kosztów i zaliczek, czyli różnica pomiędzy pobranymi opłatami a odpowiadającymi im kosztami. Przykładem może być wynik dotyczący remontów, czyli różnica pomiędzy przychodami z tytułu zaliczki remontowej minus poniesione koszty remontów. Wynik dodatni przeksięgowywany jest do wykorzystania w latach następnych i jest to wyjątek. Pozostałe koszty mogą stanowić nadpłatę lub niedopłatę uwzględnioną w miesięcznej opłacie czynszowej.