Rozliczenie zaliczek we wspólnocie mieszkaniowej. Jak je dokumentować?

Status Nieruchomości | 2022-11-22

Zarządzanie nieruchomością wiąże się z ponoszeniem różnych kosztów. Obejmują one wydatki na media, sprzątanie, ochronę, remonty i inne niezbędne do utrzymania budynku w dobrym stanie technicznym. O wydatkach decyduje zarząd wspólnoty mieszkaniowej, który ma obowiązek w terminie wnosić opłaty i zlecać niezbędne usługi. Do tego celu ma zaliczki wpłacane przez właścicieli. Jak wygląda rozliczenie zaliczek we wspólnocie mieszkaniowej?

Spis treści:

Sposób pokrywania kosztów we wspólnocie mieszkaniowej

Funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej, jej prawa i obowiązki oraz zakres działania określa Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Dokument wskazuje sposób pokrywania kosztów zarządu, zarówno tych obejmujących utrzymanie poszczególnych mieszkań, jak i części wspólnej. Na liście są między innymi:

  • wydatki na remonty i konserwację, w tym także domofonów, wind osobowych itp.,
  • wydatki na utrzymanie porządku i czystości oraz za wywóz śmieci,
  • opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu, wody.

Wspólnota mieszkaniowa jako podmiot jest zobowiązana do wnoszenia opłat na rzecz dostawców czy usługodawców w ściśle określonych terminach. Aby zarząd wspólnoty dysponował odpowiednim kapitałem i mógł wywiązywać się a tych obowiązków, niezbędny jest napływ gotówki od właścicieli mieszkań znajdujących się w budynku. Ustawa o własności lokali reguluje również tę kwestię, nakładając na członków wspólnoty obowiązek wpłacania zaliczek w terminie do 10. każdego miesiąca. Ten termin jest narzucony odgórnie i niezmienny.

Czemu służą zaliczki we wspólnocie mieszkaniowej?

Jednym z powodów pobierania zaliczek od właścicieli mieszkań jest zapewnienie płynności finansowej wspólnoty mieszkaniowej. Chodzi przecież o to, aby członkowie zarządu dysponowali odpowiednimi środkami na opłacenie mediów i nie doprowadzili do sytuacji, gdy na skutek zadłużenia ich dostawa zostanie wstrzymana. Zarząd nie może też przecież wykładać środków z własnej kieszeni, tym bardziej że zazwyczaj są to duże kwoty.

Istotne jest ustalenie wysokości zaliczki wpłacanej przez każdego członka WM, z uwzględnieniem interesów majątkowych właścicieli lokali i wspólnoty. Zgodnie z art. 22 ust. 3 pkt 3 ustawy wysokość zaliczek nie może być ustalana przez zarząd zwykły, lecz wymaga podjęcia uchwały. Istotne przy ustalaniu wysokości zaliczki są czynniki takie jak całkowite koszty zarządzania nieruchomością wspólną czy udział danego właściciela w nieruchomości wspólnej.

Warto podkreślić, że zaliczki we wspólnocie mieszkaniowej nie muszą być sztywne z uwagi na zmieniające się koszty w poszczególnych porach roku (np. zimowe odśnieżanie dachów czy letnie przycinanie zieleni).

zaliczki we wspólnocie mieszkaniowej

Na czym polega rozliczenie zaliczek we wspólnocie mieszkaniowej?

Rozliczenie zaliczek we wspólnocie mieszkaniowej jest obowiązkiem zarządu ze względu na to, że członkowie wspólnoty muszą wiedzieć, jak zostały wydane ich pieniądze. Dotyczy to zarówno funduszu eksploatacyjnego, jak i remontowego. Okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy. W przypadku funduszu remontowego jednak istnieje możliwość rozliczania wydatków w dłuższych okresach, ze względu na potrzebę zgromadzenia większych środków na inwestycję.

Podstawę rozliczenia zaliczek wspólnoty mieszkaniowej stanowi sprawozdanie z działalności uzupełnione o sprawozdanie finansowe. Natomiast w ujęciu prawnym każda WM (czyli zarząd jako jej reprezentant) ma obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi księgowania i rozliczeń podatkowych. Zasady określa art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Sposób dokumentowania uzyskiwanych przez WM przychodów i kosztów został też uregulowany w ustawie z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Zgodnie z jej zapisem zarząd lub zarządca jest obowiązany prowadzić ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Taka ewidencja musi być prowadzona dla każdej nieruchomości wspólnej oddzielnie i określoną przez wspólnotę mieszkaniową w uchwale.

Podobne artykuły: