Wspólnota mieszkaniowa: czym się różni zarząd od zarządcy?

Część właścicieli mieszkań zadaje sobie pytanie, czym różni się zarząd wspólnoty od zarządcy, a także, czy pojęć tych nie powinno stosować się zamiennie? Oto najważniejsze informacje w tym zakresie, które z pewnością pomogą zwłaszcza tym osobom, które dopiero stały się właścicielami lokalu w budynku wielomieszkaniowym oraz chcą mieć większą wiedzę na ten temat.

Spis treści:

• Zarząd wspólnoty mieszkaniowej a zarządca
• Wybór zarządu wspólnoty mieszkaniowej – jak wygląda?
• Jakie są zadania zarządcy?
• Czy warto wybrać zarządcę nieruchomości?
• Zarządca a zarząd wspólnoty mieszkaniowej – co z kontrolą sytuacji na osiedlu?
• Podsumowanie – Zarząd a zarządca we wspólnocie mieszkaniowej

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej a zarządca

Wedle przepisów Ustawy o własności lokali, jeśli w skład wspólnoty wchodzi powyżej siedmiu lokali, to wyznaczenie zarządu jest obowiązkiem. Zarząd w praktyce to organ, w którego skład zazwyczaj wchodzą osoby fizyczne — mogą być to Właściciele lokali, także osoby spoza danej wspólnoty. W takiej sytuacji mówimy o zarządzie właścicielskim.

Za co dokładnie odpowiada zarząd wspólnoty mieszkaniowej? Obowiązki te to m.in.:

• kierowanie bieżącymi sprawami danej wspólnoty – obejmuje to zarządzanie finansami, organizowanie zebrania mieszkańców, oraz podejmowanie decyzji dotyczących codziennego funkcjonowania budynku
• reprezentacja przed różnymi organami na zewnątrz – reprezentacja przed różnymi organami na zewnątrz jest także ważnym aspektem pracy zarządu. To on reprezentuje interesy mieszkańców w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi, takimi jak urzędy administracyjne, czy też firmy wykonawcze. Zapewnia to skuteczną komunikację oraz działanie na rzecz dobra wspólnoty.
• nadzorowanie bieżących czynności związanych z utrzymaniem wspólnych części danego budynku – ten element obejmuje to kontrolę nad wykonywaniem prac konserwacyjnych, remontowych, czy też czyszczeniem i utrzymaniem terenów wspólnych. Dzięki temu zapewnia się odpowiednią dbałość o infrastrukturę oraz estetykę budynku.
• dbanie o bezpieczeństwo danego obiektu mieszkaniowego – jest to priorytetowy obowiązek zarządu. Chodzi przede wszystkim o monitorowanie systemów alarmowych, zapewnienie odpowiedniej ochrony przed intruzami oraz odpowiedniego oświetlenia terenów wspólnych. Zapewniając bezpieczeństwo mieszkańców, zarząd wspólnoty tworzy warunki do spokojnego i komfortowego życia w budynku mieszkalnym.

Wybór zarządu wspólnoty mieszkaniowej – jak wygląda?

Jak już wspomnieliśmy w tym artykule, jeśli wspólnota mieszkaniowa składa się z siedmiu lub więcej lokali, jest ona zobowiązana do wyboru zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Mogą to być właściciele lokali – wówczas mowa o zarządzie własnym. Jak można go powołać do życia?

Zmiana dotychczasowej metody zarządzania wspólną nieruchomością lub wybór pierwszego albo kolejnego zarządu to procesy, które wymagają podjęcia odpowiedniej uchwały przez wspólnotę właścicieli. Taka decyzja może zostać podjęta w jednej z trzech różnych sytuacji. Odzwierciedla to zróżnicowane potrzeby i możliwości członków wspólnoty. Dostępne są następujące metody:

1. zebranie wspólnoty – jest najbardziej tradycyjnym sposobem podejmowania decyzji, jednak często spotyka się z problemem niskiej frekwencji. W wielu przypadkach trudno jest zebrać wszystkich właścicieli w jednym miejscu i czasie, co może skomplikować lub nawet uniemożliwić podjęcie ważnych decyzji.
2. indywidualne zbieranie głosów – pozwala to każdemu właścicielowi wyrazić swoją opinię bez potrzeby fizycznego uczestnictwa w spotkaniu. Ważne jest, aby wszyscy właściciele zostali odpowiednio poinformowani o treści rozważanej uchwały poprzez pisemne zawiadomienie. Mimo że nie jest to wymagane, aby uznać wybory za ważne, to jest to aspekt, który zapewni przejrzystość oraz uczciwość procesu.
3. metoda mieszana – łączy ona obie poprzednie metody. Jest to odpowiedź na specyficzne wymagania danej wspólnoty mieszkaniowej. Można ją wykorzystać, gdy część właścicieli jest nieobecna, ale chce uczestniczyć w procesie decyzyjnym.

Właściciele lokali we Wspólnocie mogą podjąć decyzję o powierzeniu zarządu nieruchomością wspólną profesjonalnemu podmiotowi — mówimy wtedy, że mamy do czynienia z zarządem powierzonym lub zarządem specjalistycznym. Funkcję zarządu pełni wtedy najczęściej firma profesjonalnie zajmująca się zarządzaniem nieruchomościami — zarządca nieruchomości.

Pozostaje więc wyjaśnienie, kim jest zarządca nieruchomości. Zgodnie z literą prawa jest to albo osoba fizyczna, albo przedsiębiorstwo specjalizujące się w zarządzaniu nieruchomościami, realizujący zadania z tym związane i wykonujący je na zlecenie danej wspólnoty.

Pełnienie tej roli, oprócz wskazanych powyżej zadań, to także inne obowiązki, w tym posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Do końca 2013 roku niezbędna była dodatkowo licencja, pozwalająca na wykonywanie takiego zawodu.

Jakie są zadania zarządcy?

Wiemy już, czym różni się zarząd od zarządcy. Jakie są jednak czynności, za które odpowiada ten drugi? Jak się okazuje, obowiązki są zbieżne. Tutaj również kluczowe znaczenie ma reprezentacja wspólnoty mieszkaniowej, a także dbanie o zarządzenie nieruchomością. Zarządca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji obejmującej wszystkie najważniejsze informacje na temat stanu budynku, jego użytkowania oraz danych finansowych.

To także zapewnianie wielu podstawowych usług, w tym zawieranie umów z dostawcami wody, ciepła i energii. To też rozliczanie z takimi dostawcami, które muszą być realizowane w sposób terminowy. Zadania są więc bardzo kompleksowe i wymagają rzetelnego podejścia. Nic więc dziwnego, że wiele wspólnot mieszkaniowych decyduje się właśnie na zatrudnienie zarządcy z zewnętrznej firmy.

Zarządy właścicielskie bardzo często podejmują decyzję o zatrudnieniu firmy zarządzającej w charakterze Administratora Nieruchomości — w takim wypadku Zarząd właścicielski zleca Administratorowi szereg czynności obowiązkowych dla zarządu, jednak decyzyjność — a co za tym idzie, także odpowiedzialność — nadal pozostaje w rękach członków Zarządu.

Czy warto wybrać zarządcę nieruchomości?

Zarząd wspólnoty a zarządca to pojęcia różne, przy czym zbieżne są ich obowiązki. Jednak pozostaje pytanie, dlaczego warto zdecydować się na zatrudnienie tego drugiego? Głównym powodem jest to, że zarządzenie sprawami nieruchomości to tak naprawdę bardzo wymagające zadanie. Właśnie dlatego znalezienie wewnątrz wspólnoty osoby, która przejęłaby na siebie tak odpowiedzialną rolę i jednocześnie miała kompleksową wiedzę w tym zakresie, jest naprawdę trudne.

Dlatego wybór zarządcy nieruchomości to obecnie niemalże konieczność, dzięki czemu mieszkańcy nie tracą swojego prawa do głosu, ale jednocześnie mogą być pewni, że sprawy dla nich ważne są realizowane w sposób maksymalnie rzetelny.

Zarządca a zarząd wspólnoty mieszkaniowej – co z kontrolą sytuacji na osiedlu?

Wśród właścicieli lokali może powstawać mylne przeświadczenie, że oddanie zarządzania wspólnotą mieszkaniową osobie trzeciej, może wiązać się z tym, że stracą oni kontrolę nad tym, co się dzieje w ich miejscu zamieszkania. Nic bardziej mylnego. Ustawa o własności lokali daje każdemu możliwość kontroli oraz wglądu w dokumentację wspólnoty. Można również sprawdzić, jakie czynności były wykonywane przez zarządcę. Dzięki temu jako właściciel lokalu masz możliwość w dowolnym momencie sprawdzić np. umowy czy faktury z wykonawcami usług. Zarządca – ale również zarząd wspólnoty – nie mogą odmówić właścicielowi kontroli.

Podsumowanie – Zarząd a zarządca we wspólnocie mieszkaniowej

Jak widać odpowiedź na pytanie, czym różni się zarząd wspólnoty mieszkaniowej od zarządcy, jest naprawdę łatwa do zrozumienia. Funkcje te łączy jednak chęć jak najlepszego dbania o sprawy wspólnoty, które obejmują różne aspekty.

Obecnie bardzo ciężko jest znaleźć osoby, które poświęcą swój wolny czas, by zajmować się sprawami wspólnoty. Do tego niezbędna jest specjalistyczna wiedza. Przykładowo kontaktowanie się z firmami wykonawczymi wymaga znajomości aspektów prawnych, jak i branżowych. Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową to nie tylko planowanie i przeprowadzanie różnych czynności związanych z utrzymaniem nieruchomości. Profesjonalny zarządca ma nie tylko umiejętności i wiedzę, ale również doświadczenie w kontaktach z podwykonawcami, ale w bieżącym rozwiązywaniu problemów.