Rozliczenie wspólnoty mieszkaniowej – jak wygląda?

Statsu Nieruchomości | 2021-03-11

Wspólnota mieszkaniowa stanowiąc zrzeszenie właścicieli lokali w obrębie konkretnej nieruchomości, jest zobowiązana szeregiem praw i obowiązków. W głównej mierze, to Ustawa o własności lokali z 1994 r. określa podstawy funkcjonowania tego podmiotu, co ma na celu nie tylko ułatwienie zarządzania nieruchomością, ale także zapewnienie praw wszystkich członków wspólnoty. Jednym z głównych narzędzi służących właścicielom lokali w kontroli, jak zarządzana jest nieruchomość, jest rozliczenie roczne wspólnoty mieszkaniowej.

Podstawa prawna rozliczenia wspólnoty mieszkaniowej

Głównym aktem prawnym określającym rozliczenie roczne działalności wspólnoty mieszkaniowej jest wspomniana już ustawa, w której ustawodawca w art. 30 ust. 1 pkt 2 i 3 narzuca na zarząd wspólnoty mieszkaniowej, lub na wybranego przez wspólnotę zarządcę, złożenie rocznego sprawozdania ze swojej działalności. Sprawozdanie za dany rok kalendarzowy powinno zostać zaakceptowane przez członków wspólnoty w formie uchwały podczas zebrania, które musi zostać zwołane do końca pierwszego kwartału kolejnego roku. Poza sprawozdaniem, celem takiego zebrania powinno być także dokonanie oceny pracy zarządu (lub zarządcy) oraz uchwalenie rocznego planu gospodarczego wspólnoty i opłat pokrywających jego koszty. Jeżeli podczas zebrania nie uda się podjąć tych uchwał, Zarząd lub Zarządca powinien kontynuować zbieranie głosów w formie obiegowej.

Rozliczenie wspólnot mieszkaniowych wymaga uprzedniego określenia (na drodze zaakceptowanej przez właścicieli lokali uchwały) regulaminu dokonywania rozliczeń. Dokument taki powinien obejmować:

  • ewidencję pozaksięgową kosztów zarządzania wspólną nieruchomością;
  • zaliczki na pokrycie w/w kosztów;
  • określenie innych źródeł finansowania nieruchomości.

Brak takiego regulaminu, co jest wypadkową braku świadomości członków wspólnoty nt. ich praw, może skutkować nieprawidłowościami w tym, jak rozliczają się wspólnoty mieszkaniowe.

rozliczenie roczne wspólnoty mieszkaniowej

Jak wygląda rozliczenie wspólnoty mieszkaniowej?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, sprawozdanie wspólnoty powinno cechować się: rzetelnością, kompletnością, czytelnością. Natomiast o kompletności sprawozdania świadczyć będą:

    1. Część finansowa – czyli sprawozdanie finansowe (z wymogiem podpisania przez minimum dwóch członków zarządu lub zarządcę), którego zatwierdzenie dokonuje się drogą uchwały. Sprawozdanie powinno obejmować dane ujęte pozaksięgową ewidencją przychodów i kosztów oraz innych rozliczeń dla danej nieruchomości.

Najczęściej rozliczenie roczne wspólnoty mieszkaniowej zawiera sumę i szczegółowe rozliczenie następujących elementów:

    • przychody pochodzące z wpłat od członków wspólnoty;
    • koszty zarządzania wspólnymi częściami nieruchomości – dotyczyć to będzie kosztów eksploatacji, energii elektrycznej, zużytej wody, ubezpieczeń, opłat za wywóz śmieci, sprzątanie, a także wynagrodzenia zarządcy oraz innych opłat, jak np. prowizje bankowe;
    • fundusz remontowy – pochodzący z osobnych wpłat właścicieli lokali danej nieruchomości;
    • ewentualne przychody pochodzące z innych źródeł niż składki członków wspólnoty, np. wynajem i/lub dzierżawa lokali, gruntów, czy udostępnianie powierzchni reklamowych.
  1. Część opisowa – powinna stanowić źródło wszelkich informacji dla członków wspólnoty, na tematy związane z rozliczeniem działalności wspólnoty oraz na temat dokonanych czy planowanych remontów i przedsięwzięć.

Rozliczenie wspólnoty mieszkaniowej jako forma kontroli

Należy podkreślić, że to przed zarządem wspólnoty (lub wyznaczonym zarządcą) leży odpowiedzialność wobec członków wspólnoty za poprawne i zgodne z prawem zarządzanie częścią wspólną nieruchomości. Dlatego niezwykle ważne jest, by właściciele lokali mieli zarówno świadomość obowiązujących przepisów, jak też chęć współuczestniczenia w działalności wspólnoty. Drogą do tego jest z pewnością odpowiednia kontrola zarządu w postaci jego obowiązku przygotowania rozliczenia rocznego wspólnoty mieszkaniowej.