Jakie są obowiązki administratora budynku?

Status Nieruchomości | 2021-04-30

Administrator nieruchomości odpowiada za wszelkie działania związane z funkcjonowaniem budynku tak, aby zapewnić maksymalny komfort jego mieszkańców. Zatrudniony zostaje przez zarząd wspólnoty lub zarządcę na podstawie umowy, która określa obowiązki administratora budynku.

Zakres obowiązków administratora obejmuje przede wszystkim nadzorowanie powierzonego mu obiektu bądź osiedla. Jego zadaniem jest dbanie o czystość na terenie nieruchomości lub nadzór nad firmą sprzątającą. Obowiązki administratora wspólnoty mieszkaniowej to również kontakt z lokatorami. Przyjmuje ich skargi i prośby. Dba o bezpieczeństwo. Nie tylko zbiera zaliczki na utrzymanie nieruchomości wspólnej, ale również odpowiada za przeprowadzenie i nadzór prac remontowych. Obowiązki administratora wspólnoty to również bieżąca aktualizacja dokumentów lokalowych, a także windykacja należności od właścicieli lokali w postępowaniach sądowych i komorniczych.

Obowiązki administratora wspólnoty mieszkaniowej

  1. Współpraca z Zarządem lub Zarządcą Wspólnoty Mieszkaniowej – poprzez wspieranie zarządu w codziennym wykonywaniu obowiązków wynikających z przepisów prawa m. in. ustawy o własności lokali. Reprezentowanie Wspólnoty przed organami administracji, sądami.
  2. Obsługa prawna – opracowywanie aktów prawnych wspólnoty, przygotowywanie wzorów uchwał, wszelkich regulaminów i statutów.
  3. Obsługa eksploatacyjna Wspólnotyobowiązki administratora nieruchomości w tym zakresie to głównie prowadzenie ewidencji lokali i ich użytkowników, a także kontrola stanu prawnego i faktycznego wszystkich lokali i części wspólnych. Dodatkowo administrator sprawuje nadzór nad prawidłowym wykonaniem umów w zakresie dostawy usług komunalnych tj. wody, gazu, ciepła, prądu, wywozu śmieci.
  4. Organizacja zebrań Wspólnoty – zwoływanie wszelkich zebrań Wspólnoty na podstawie decyzji Zarządu, w tym zebrania sprawozdawczego, które odbywa się co najmniej raz w roku. Zadaniem będzie zapewnienie lokalu oraz zawiadomienie właścicieli lokali o terminie, miejscu i celu zebrania. Obsługa zebrań poprzez jego prowadzenie, protokołowanie oraz liczenie głosów, a w przypadku podjęcia uchwały poinformowanie również każdego właściciela lokalu o jej treści. Informacja ta często dostarczana jest do skrzynek pocztowych, wysyłana tradycyjną pocztą, bądź wysyłana mailowo.
  5. Nadzór techniczny – poprzez egzekwowanie od inwestora usuwania wszelkich usterek z tytułu gwarancji i rękojmi. Kontrola prowadzenia konserwacji bieżących w częściach wspólnych budynku oraz instalacjach tj. instalacja ciepłej wody, elektryczna, domofonowa, antywłamaniowa, przeciwpożarowa itp. Do obowiązków administratora należy zapewnienie okresowych przeglądów nieruchomości oraz prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego, wszelkiej dokumentacji technicznej, ewidencji napraw i awarii.
  6. Obsługa finansowa – zadaniem administratora może być też otwarcie rachunku bankowego służącego do rozliczeń Wspólnoty czy też założenie subkonta na cele remontowe. W przypadku wolnych środków na rachunkach wspólnoty może lokować środki na oprocentowanych lokatach bankowych, tak, aby lepiej nimi zarządzać. Kontrolowanie i rozliczanie płatności za lokale, a w przypadku opóźnień w płatnościach właścicieli lokali informowanie o tym fakcie Zarządu. Kolejnym obowiązkiem jest prowadzenie rozliczeń, w tym dokonywanie płatności dla dostawców usług. Do obowiązków administratora należy rozliczanie zaliczek pobieranych od poszczególnych lokali w zakresie dostawy ciepłej i zimnej wody, ogrzewania, czy odprowadzania ścieków.

obowiązki administratora nieruchomości

Zakres obowiązków administratora – podsumowanie

Należy pamiętać o tym, że administrator podlega bezpośrednio pod Zarząd Wspólnoty, który decyduje o jego zadaniach. W codziennej pracy powinien kierować się dobrem wszystkich lokatorów. Tak naprawdę jest również pierwszą osobą kontaktową w razie jakichkolwiek problemów. Najczęściej odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie obiektu poprzez kontrole stanu technicznego, kontrolę prac konserwatorskich i bieżące usuwanie awarii. Ważnym punktem jest pobieranie opłat czynszowych oraz zapewnienie czystości i bezpieczeństwa na terenie nieruchomości. Oczywiście zakres obowiązków administratora jest określony już na etapie zawierania umowy, dzięki temu nieruchomość zarządzana jest w sposób efektywny.