Jak napisać podanie do wspólnoty mieszkaniowej?

Członkowie wspólnot mieszkaniowych zwyczajowo dzielą się na tych mniej i tych bardziej zaangażowanych w życie wspólnotowe. Jednak niezależnie od tego, każdy z nich może mieć potrzebę skontaktowania się ze wspólnotą. Wtedy konieczne jest napisanie odpowiednio przygotowanego pisma adresowanego do zarządu wspólnoty. Właściciele lokali najchętniej sięgają po — np. w przypadku wniosku do wspólnoty mieszkaniowej – wzór takiego pisma, który jest udostępniany przez samego zarządcę. Jednak co w przypadku, jeśli takiego gotowego wzoru nie mamy? Jak napisać podanie do wspólnoty mieszkaniowej?

Spis treści:

• Jak napisać wniosek do wspólnoty? Tematy i sprawy
• Jak napisać pismo do wspólnoty mieszkaniowej? Względy formalne
• Pismo do wspólnoty mieszkaniowej – wzór ujednolicony

Jak napisać wniosek do wspólnoty? Tematy i sprawy

Pisząc podanie do wspólnoty mieszkaniowej wzór takiego pisma, będzie zależny od sprawy, którą potrzebujemy załatwić, chociaż wiele elementów pozostanie wspólnych. Natomiast w jakich sprawach w ogóle możemy się zgłaszać do zarządu wspólnoty? Tematy te można ująć w następujących blokach:

• obowiązek informacyjny – zgodnie z ustawą o własności lokali na zarządzie wspólnoty ciąży obowiązek informacyjny, co oznacza konieczność zapewnienia członkom wspólnoty dostępu do informacji na temat funkcjonowania wspólnoty;
• deklaracje i wnioski o przyjęcie do wspólnoty mieszkaniowej – w przypadku zakupu mieszkania w danej wspólnocie;
• pisma w sprawach opłat, rozliczeń – np. wnioski o ponowne rozliczenie zużycia wody, o zmianę wysokości zaliczek, czy zwrot kosztów poniesionych na samodzielne inwestycje;
• pisma w sprawach remontów oraz napraw – np. wnioski o wymianę grzejników, naprawę balkonów, remontów mieszkania, czy zainstalowania na elewacji klimatyzatora;
• inne – wszelkie inne sprawy, zazwyczaj zwykłe zapytania czy wnioski wolne.

Jak napisać pismo do wspólnoty mieszkaniowej? Względy formalne

Ustawodawca w przypadku wspólnot mieszkaniowych, które nie posiadają osobowości prawnej, nie przewidział konieczności regulacji ich funkcjonowania w ujęciu szczegółowym, co dotyczy również zasad doręczeń różnego rodzaju pism do tego podmiotu. W teorii zarządca nie musi odpowiadać członkom wspólnoty na pytania, a jedynie wymieniony wyżej obowiązek informacyjny wywołuje konieczność udzielenia odpowiedzi. Komunikacja w sprawach zwykłych zapytań pozostaje już kwestią zwyczajową i nie podlega żadnej regulacji prawnej.

Oczywiście w praktyce zarządcy dbają o dobrą komunikację z członkami wspólnoty, bowiem ci posiadają moc odwołania ich z pełnionej funkcji.
Jednakże wszelkie pisma powinny spełniać pewne uniwersalne standardy, by nadać im formalny charakter celem uprawdopodobnienia uzyskania konkretnej odpowiedzi i skutecznego rozwiązania danej kwestii. Poprawne pismo powinno zawierać:

• wszelkie niezbędne dane teleadresowe (nadawcy i adresata) oraz datę pisma;
• rzeczowe przedstawienie sprawy (np. w myśl zasady „krótko, zwięźle i na temat”);
• klarownie przedstawione oczekiwania nt. załatwienia sprawy;
• warto pamiętać o zachowaniu wysokiej kultury osobistej.

Pismo do wspólnoty mieszkaniowej – wzór ujednolicony

Wzór podania do wspólnoty mieszkaniowej najogólniej może wyglądać następująco: